Zadania Referatu Organizacyjnego
Do zadań Referatu Organizacyjnego należy w szczególności:
1) w zakresie spraw prowadzonych przez sekretariat Wójta:
a) zapewnienie obsługi organizacyjno – biurowej pracy Wójta i Sekretarza,
b) podejmowanie czynności związanych z organizacją narad i zebrań organizowanych przez kierownictwo Urzędu,
c) przyjmowanie, wysyłanie i rozdzielanie korespondencji,
d) prowadzenie centralnego rejestru skarg i wniosków wpływających do Wójta oraz koordynacja ich rozpatrywania,
e) przyjmowanie interesantów zgłaszających skargi i wnioski oraz organizowanie ich kontaktów z Wójtem, Sekretarzem bądź kierowanie ich do właściwych komórek organizacyjnych Urzędu,
f) prowadzenie zbioru przepisów gminnych,
g) prowadzenie rejestru kontroli zewnętrznych,
h) udzielanie informacji o kompetencjach poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu i sposobie załatwiania poszczególnych spraw – bezpośrednio i telefonicznie,
i) nadzór nad tablicą ogłoszeń Urzędu,
2) w zakresie obsługi administracyjno - gospodarczej:
a) współpraca z komórkami organizacyjnymi Urzędu w zakresie prawidłowego klasyfikowania akt, tworzenia teczek akt i przygotowania akt do przekazania ich do archiwum zakładowego;
b) przyjmowanie dokumentacji wytworzonej w komórkach organizacyjnych Urzędu po obowiązującym okresie ich przechowywania w tych komórkach do archiwum zakładowego;
c) ewidencjonowanie i zabezpieczanie przyjętych do przechowywania akt;
d) udostępnianie, brakowanie, przekazywanie materiałów archiwalnych do właściwego archiwum państwowego;
e) dbałość o właściwe wyposażenie oraz zabezpieczenie lokalu archiwum zakładowego
f) zarządzanie budynkiem Urzędu, nadzór i koordynacja bieżących prac konserwacyjnych, porządkowych i gospodarczych,
g) analiza kosztów funkcjonowania Urzędu oraz dbanie o terminowe uiszczanie opłat z tym związanych,
h) zaopatrywanie Urzędu w niezbędny sprzęt i wyposażenie, w tym materiały biurowe i kancelaryjne,
i) prenumerata wydawnictw, czasopism i dzienników, zaopatrzenie referatów w literaturę fachową,
j) gospodarowanie środkami rzeczowymi, drukami i formularzami,
k) zaopatrywanie Urzędu w pieczęcie – prowadzenie ich rejestru,
l) zapewnienie prawidłowego funkcjonowania urządzeń poligraficznych,
m) prowadzenie spraw związanych z ochroną przeciwpożarową budynku,
n) zapewnienie utrzymania porządku i czystości w pomieszczeniach zajmowanych przez Urząd oraz wokół budynku,
o) nadzorowanie prac sprzątaczki,
3) w zakresie obsługi Rady Gminy:
a) zapewnienie obsługi organizacyjnej i administracyjnej prac Rady Gminy i jej Komisji,
b) terminowe dostarczanie radnym przygotowanych przez komórki organizacyjne projektów uchwał oraz innych materiałów na posiedzenia Rady Gminy i Komisji,
c) przekazywanie właściwym komórkom organizacyjnym Urzędu oraz gminnym jednostkom organizacyjnym podjętych uchwał Rady Gminy,
d) podejmowanie czynności organizacyjnych związanych z przeprowadzeniem sesji, zebrań, posiedzeń i spotkań Rady Gminy oraz jej Komisji,
e) protokołowanie sesji oraz w zleconym zakresie posiedzeń, zebrań i spotkań,
f) prowadzenie rejestru uchwał Rady Gminy oraz przekazywanie ich do kontroli legalności oraz publikacji,
g) prowadzenie rejestru wniosków, zapytań i interpelacji składanych przez radnych,
h) nadzór nad sposobem załatwiania interpelacji, wniosków i postulatów radnych przez poszczególne komórki organizacyjne Urzędu,
i) organizowanie szkoleń radnych,
j) prowadzenie rejestru skarg wpływających do Rady Gminy oraz koordynacja ich rozpatrywania,
k) prowadzenie i udostępnianie zbioru aktów prawa miejscowego publikowanych w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego,
4) w zakresie spraw kadrowych:
a) prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych,
b) przechowywanie akt osobowych pracowników – spraw i dokumentów związanych ze stosunkiem pracy oraz wynagradzaniem,
c) prowadzenie wykazu upoważnień i pełnomocnictw dla pracowników Urzędu,
d) prowadzenie spraw związanych z naborem pracowników Urzędu,
e) organizowanie służby przygotowawczej,
f) organizacja praktyk, staży i przygotowania zawodowego oraz innej aktywizacji zawodowej,
g) współpraca z Urzędem Pracy,
h) prowadzenie w zakresie zleconym przez Wójta spraw związanych z oświadczeniami majątkowymi pracowników Urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych,
i) kontrola przestrzegania dyscypliny pracy,
j) prowadzenie spraw związanych z podnoszeniem kwalifikacji pracowników – kierowanie pracowników na seminaria, kursy i szkolenia,
k) prowadzenie spraw związanych z okresowymi ocenami kwalifikacyjnymi pracowników Urzędu zatrudnionych na stanowiskach urzędniczych,
l) prowadzenie spraw socjalnych pracowników oraz zakładowej działalności socjalnej wynikającej z przepisów o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych,
m) załatwianie spraw rentowych i emerytalnych pracowników,
n) we współpracy z Referatem Finansowym prowadzenie sprawozdawczości z zakresu zatrudniania pracowników,
o) organizowanie szkoleń wstępnych i okresowych pracowników z zakresu bhp;
p) okresowa analiza stanu bhp;
q) zgłaszanie wniosków dotyczących poprawy bhp;
r) przygotowywanie projektów wewnętrznych zarządzeń, instrukcji dotyczących bhp;
s) prowadzenie dokumentacji związanej z wypadkami w pracy oraz w drodze do i z pracy;
t) współpraca z państwową inspekcją pracy.
5) w zakresie zdrowia:
a) koordynacja działań w zakresie edukacji promującej zdrowie,
b) współpraca z Samodzielnym Publicznym Zakładem Opieki Zdrowotnej,
c) obsługa rady społecznej działającej przy Samodzielnym Publicznym Zakładzie Opieki Zdrowotnej,
d) organizowanie akcji promujących zdrowie,
6) w zakresie oświaty:
a) przygotowanie projektu planu sieci publicznych szkół i placówek oświatowo – wychowawczych,
b) uzgadnianie projektów planów organizacyjnych szkół,
c) prowadzenie ewidencji szkół i placówek oświatowych na terenie gminy,
d) przygotowywanie projektów zarządzeń i uchwał dotyczących funkcjonowania oświaty,
e) przygotowywanie dokumentacji związanej z przeprowadzaniem konkursu na stanowisko dyrektora szkoły,
f) przygotowywanie opinii dotyczącej oceny pracy dyrektorów szkół i placówek,
g) organizowanie dojazdu uczniów do szkół,
h) przygotowywanie porozumień z oświatowymi organizacjami związkowymi w sprawach dotyczących wynagrodzeń i innych,
i) prowadzenie spraw związanych z postępowaniem egzaminacyjnym dotyczącym ubiegania się o awans zawodowy nauczyciela,
j) współpraca z dyrektorami szkół w zakresie ich działalności oraz z Kuratorem Oświaty,
k) prowadzenie spraw dotyczących dofinansowania kosztów kształcenia młodocianego pracownika zgodnie z zapisami ustawy o systemie oświaty,
l) prowadzenie spraw w zakresie udzielania pomocy materialnej o charakterze socjalnym dla uczniów szkół z terenu gminy,
m) wykonywanie obowiązków sprawozdawczych w zakresie oświaty spoczywających na organie prowadzącym,
7) w zakresie ubezpieczeń społecznych rolników:
a) wydawanie zaświadczeń o okresach pracy w gospodarstwie rolnym,
b) współdziałanie z Kasą Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego w zakresie objęcia ubezpieczeniem społecznym rolników i ich rodzin.
8) realizacja zadań Gminy wynikających z prawa przewozowego, w tym uzgadnianie rozkładu jazdy w regularnym przewozie osób, prowadzenie współpracy w zakresie obsługi pasażerów;
9) współpraca z jednostkami pomocniczymi Gminy;
10) wykonywanie prac związanych z wyborami i referendami;
11) przygotowywanie w formie decyzji administracyjnych pozwoleń na przeprowadzenie na terenie Gminy zbiórek publicznych;
12) przyjmowanie zawiadomień o organizowaniu zgromadzeń;
13) współpraca z organizacjami pozarządowymi oraz innymi podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego;
14) prowadzenie oficjalnej strony internetowej Gminy.
15) koordynowanie przygotowań i realizacja zadań Gminy wykonywanych w ramach powszechnego obowiązku obrony, ochrony przeciwpożarowej i przeciwpowodziowej oraz przepisów ustawy o stanie klęski żywiołowej i ustawy o zarządzaniu kryzysowym, a przede wszystkim:
a) prowadzenie rejestracji na potrzeby założenia ewidencji wojskowej oraz prowadzenia
kwalifikacji wojskowej,
b) przygotowywanie decyzji orzekających o konieczności sprawowania przez osobę podlegającą obowiązkowi odbycia zasadniczej służby wojskowej bezpośredniej opieki nad członkiem rodziny,
c) nakładanie obowiązku świadczeń osobistych i rzeczowych na rzecz obrony,
d) prowadzenie dokumentacji Akcji Kurierskiej,
e) współpraca z Wojskową Komendą Uzupełnień w zakresie realizowanych zadań,
f) planowanie działalności w zakresie zadań obrony cywilnej,
g) tworzenie formacji obrony cywilnej,
h) obsługa Gminnego Zespołu Zarządzania Kryzysowego,
i) przygotowywanie i organizowanie działań w celu zapobiegania skutkom klęski żywiołowej lub innego miejscowego zagrożenia,
j) prowadzenie spraw związanych z opracowaniem planu operacyjnego ochrony przed powodzią oraz ogłaszaniem i odwoływaniem pogotowia oraz alarmu przeciwpowodziowego,
k) zapewnienie ochrony oraz ewakuacji dóbr kultury na wypadek zagrożenia zniszczeniem,
l) przygotowywanie i organizowanie ewakuacji ludzi oraz mienia z obszarów bezpośrednio zagrożonych,
m) prowadzenie spraw związanych z nadzorem nad ochroną przeciwpożarową w jednostkach organizacyjnych Gminy oraz organizowanie kontroli stanu ochrony przeciwpożarowej,
n) współdziałanie z Powiatową Komendą Państwowej Straży Pożarnej w zakresie kontroli stanu ochrony przeciwpożarowej oraz nadzoru nad Ochotniczymi Strażami Pożarnymi,
o) prowadzenie spraw związanych z działalnością Zarządu Gminnego OSP oraz poszczególnych jednostek Ochotniczych Straży Pożarnych,
p) zapewnienie Ochotniczym Strażom Pożarnym środków alarmowania i łączności, sprzętu i urządzeń przeciwpożarowych, odzieży socjalnej i umundurowania,