główna zawartość
artykuł nr 1

Zadania Referatu Organizacyjnego

Do zadań Referatu Organizacyjnego należy w szczególności:


1)  w zakresie spraw prowadzonych przez sekretariat Wójta:

a)  zapewnienie obsługi organizacyjno – biurowej  pracy Wójta i Sekretarza,
b)  podejmowanie czynności związanych z organizacją narad i zebrań organizowanych przez kierownictwo Urzędu,
c)  przyjmowanie, wysyłanie i rozdzielanie korespondencji,
d)  prowadzenie centralnego rejestru skarg i wniosków wpływających do Wójta oraz koordynacja ich rozpatrywania,
e)  przyjmowanie interesantów zgłaszających skargi i wnioski oraz organizowanie ich kontaktów z Wójtem, Sekretarzem bądź kierowanie ich do właściwych komórek organizacyjnych Urzędu,
f)  prowadzenie zbioru przepisów gminnych,
g)  prowadzenie rejestru kontroli zewnętrznych,
h)  udzielanie informacji o kompetencjach poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu i sposobie załatwiania poszczególnych spraw – bezpośrednio i telefonicznie,
i)  nadzór nad tablicą ogłoszeń Urzędu,

2)  w zakresie obsługi administracyjno - gospodarczej:

a)  współpraca z komórkami organizacyjnymi Urzędu w zakresie prawidłowego klasyfikowania akt, tworzenia teczek akt i przygotowania akt do przekazania ich do archiwum zakładowego;
b)  przyjmowanie dokumentacji wytworzonej w komórkach organizacyjnych Urzędu po obowiązującym okresie ich przechowywania w tych komórkach do archiwum zakładowego;
c)  ewidencjonowanie i zabezpieczanie przyjętych do przechowywania akt;
d)  udostępnianie, brakowanie, przekazywanie materiałów archiwalnych do właściwego archiwum państwowego;
e)  dbałość o właściwe wyposażenie oraz zabezpieczenie lokalu archiwum zakładowego
f)  zarządzanie budynkiem Urzędu, nadzór i koordynacja bieżących prac konserwacyjnych, porządkowych i gospodarczych,
g)  analiza kosztów funkcjonowania Urzędu oraz dbanie o terminowe uiszczanie opłat z tym związanych,
h)  zaopatrywanie Urzędu w niezbędny sprzęt i wyposażenie, w tym materiały biurowe  i kancelaryjne,
i)  prenumerata wydawnictw, czasopism i dzienników, zaopatrzenie referatów w literaturę fachową,
j)  gospodarowanie środkami rzeczowymi, drukami i formularzami,
k)  zaopatrywanie Urzędu w pieczęcie – prowadzenie ich rejestru,
l)  zapewnienie prawidłowego funkcjonowania urządzeń poligraficznych,
m)  prowadzenie spraw związanych z ochroną przeciwpożarową budynku,
n)  zapewnienie utrzymania porządku i czystości w pomieszczeniach zajmowanych przez Urząd oraz wokół budynku,
o)  nadzorowanie prac sprzątaczki,

3)  w zakresie obsługi Rady Gminy:

a)  zapewnienie obsługi organizacyjnej i administracyjnej prac Rady Gminy  i jej Komisji,
b)  terminowe dostarczanie radnym przygotowanych przez komórki organizacyjne projektów uchwał oraz innych materiałów na posiedzenia Rady Gminy  i Komisji,
c)  przekazywanie właściwym komórkom organizacyjnym Urzędu oraz gminnym jednostkom organizacyjnym podjętych uchwał Rady Gminy,
d)  podejmowanie czynności organizacyjnych związanych z przeprowadzeniem sesji, zebrań, posiedzeń i spotkań Rady Gminy oraz jej Komisji,
e)  protokołowanie sesji oraz w zleconym zakresie posiedzeń, zebrań i spotkań,
f)  prowadzenie rejestru uchwał Rady Gminy oraz przekazywanie ich do kontroli legalności oraz publikacji,
g)  prowadzenie rejestru wniosków, zapytań i interpelacji składanych przez radnych,
h)  nadzór nad sposobem załatwiania interpelacji, wniosków i postulatów radnych przez poszczególne komórki organizacyjne Urzędu,
i)  organizowanie szkoleń radnych,
j)  prowadzenie rejestru skarg wpływających do Rady Gminy oraz koordynacja ich rozpatrywania,
k)  prowadzenie i udostępnianie zbioru aktów prawa miejscowego publikowanych w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego,

4)  w zakresie spraw kadrowych:

a)  prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych,
b)  przechowywanie akt osobowych pracowników – spraw i dokumentów związanych ze stosunkiem pracy oraz wynagradzaniem,
c)  prowadzenie wykazu upoważnień i pełnomocnictw dla pracowników Urzędu,
d)  prowadzenie spraw związanych z naborem pracowników Urzędu,
e)  organizowanie służby przygotowawczej,
f)  organizacja praktyk, staży  i przygotowania zawodowego oraz innej aktywizacji zawodowej,
g)  współpraca z Urzędem Pracy,
h)  prowadzenie w zakresie zleconym przez Wójta spraw związanych z oświadczeniami majątkowymi pracowników Urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych,
i)  kontrola przestrzegania dyscypliny pracy,
j)  prowadzenie spraw związanych z podnoszeniem kwalifikacji pracowników – kierowanie pracowników na seminaria, kursy i szkolenia,
k)  prowadzenie spraw związanych z okresowymi ocenami kwalifikacyjnymi pracowników Urzędu zatrudnionych na stanowiskach urzędniczych,
l)  prowadzenie spraw socjalnych pracowników oraz zakładowej działalności socjalnej wynikającej z przepisów o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych,
m)  załatwianie spraw rentowych i emerytalnych pracowników,
n)  we współpracy z Referatem Finansowym prowadzenie  sprawozdawczości  z zakresu zatrudniania pracowników,
o)  organizowanie szkoleń wstępnych i okresowych pracowników z zakresu bhp;
p)  okresowa analiza stanu bhp;
q)  zgłaszanie wniosków dotyczących poprawy bhp;
r)  przygotowywanie projektów wewnętrznych zarządzeń, instrukcji dotyczących bhp;
s)  prowadzenie dokumentacji związanej z wypadkami w pracy oraz w drodze   do i z pracy;
t)  współpraca z państwową inspekcją pracy.

5)  w zakresie zdrowia:

a)  koordynacja działań w zakresie edukacji promującej zdrowie,
b)  współpraca z Samodzielnym Publicznym Zakładem Opieki Zdrowotnej,
c)  obsługa rady społecznej działającej przy Samodzielnym Publicznym Zakładzie Opieki Zdrowotnej,
d)  organizowanie akcji promujących zdrowie,

6)  w zakresie oświaty:

a)  przygotowanie projektu planu sieci publicznych szkół i placówek oświatowo – wychowawczych,
b)  uzgadnianie projektów planów organizacyjnych szkół,
c)  prowadzenie ewidencji szkół i placówek oświatowych na terenie gminy,
d)  przygotowywanie projektów zarządzeń i uchwał dotyczących funkcjonowania oświaty,
e)  przygotowywanie dokumentacji związanej z przeprowadzaniem konkursu na stanowisko dyrektora szkoły,
f)  przygotowywanie opinii dotyczącej oceny pracy dyrektorów szkół i placówek,
g)  organizowanie dojazdu uczniów do szkół,
h)  przygotowywanie porozumień z oświatowymi organizacjami związkowymi w sprawach dotyczących wynagrodzeń i innych,
i)  prowadzenie spraw związanych z postępowaniem egzaminacyjnym dotyczącym ubiegania się o awans zawodowy nauczyciela,
j)  współpraca z dyrektorami szkół w zakresie ich działalności oraz z Kuratorem Oświaty,
k)  prowadzenie spraw dotyczących dofinansowania kosztów kształcenia młodocianego pracownika zgodnie z zapisami ustawy o systemie oświaty,
l)  prowadzenie spraw w zakresie udzielania pomocy materialnej o charakterze socjalnym dla uczniów szkół z terenu gminy,
m)  wykonywanie obowiązków sprawozdawczych w zakresie oświaty spoczywających na organie prowadzącym,
7)  w zakresie ubezpieczeń społecznych rolników:

a)  wydawanie zaświadczeń o okresach pracy w gospodarstwie rolnym,
b)  współdziałanie z Kasą Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego w zakresie objęcia ubezpieczeniem społecznym rolników i ich rodzin.

8)  realizacja zadań Gminy wynikających z prawa przewozowego, w tym uzgadnianie rozkładu jazdy w regularnym przewozie osób, prowadzenie współpracy w zakresie obsługi pasażerów;

9)  współpraca z jednostkami pomocniczymi Gminy;

10)  wykonywanie prac związanych z wyborami i referendami;

11)  przygotowywanie w formie decyzji administracyjnych pozwoleń na przeprowadzenie  na terenie Gminy zbiórek publicznych;

12)  przyjmowanie zawiadomień o organizowaniu zgromadzeń;

13)  współpraca z organizacjami pozarządowymi oraz innymi podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego;

14)  prowadzenie oficjalnej strony internetowej Gminy.
15)  koordynowanie przygotowań i realizacja zadań Gminy wykonywanych w ramach powszechnego obowiązku obrony, ochrony przeciwpożarowej i przeciwpowodziowej oraz przepisów ustawy o stanie klęski żywiołowej i ustawy o zarządzaniu kryzysowym, a przede wszystkim:

a)  prowadzenie rejestracji na potrzeby założenia ewidencji wojskowej oraz prowadzenia
kwalifikacji wojskowej,
b)  przygotowywanie decyzji orzekających o konieczności sprawowania przez osobę podlegającą obowiązkowi odbycia zasadniczej służby wojskowej bezpośredniej opieki nad członkiem rodziny,
c)  nakładanie obowiązku świadczeń osobistych i rzeczowych na rzecz obrony,
d)  prowadzenie dokumentacji Akcji Kurierskiej,
e)  współpraca z Wojskową Komendą Uzupełnień w zakresie realizowanych zadań,
f)  planowanie działalności w zakresie zadań obrony cywilnej,
g)  tworzenie formacji obrony cywilnej,
h)  obsługa Gminnego Zespołu Zarządzania Kryzysowego,
i)  przygotowywanie i organizowanie działań w celu zapobiegania skutkom klęski żywiołowej lub innego miejscowego zagrożenia,
j)  prowadzenie spraw związanych z opracowaniem planu operacyjnego ochrony przed powodzią oraz ogłaszaniem i odwoływaniem pogotowia oraz alarmu przeciwpowodziowego,
k)  zapewnienie ochrony oraz ewakuacji dóbr kultury na wypadek zagrożenia zniszczeniem,
l)  przygotowywanie i organizowanie ewakuacji ludzi oraz mienia z obszarów bezpośrednio zagrożonych,
m)  prowadzenie spraw związanych z nadzorem nad ochroną przeciwpożarową w jednostkach organizacyjnych Gminy oraz organizowanie kontroli stanu ochrony przeciwpożarowej,
n)  współdziałanie z Powiatową Komendą Państwowej Straży Pożarnej w zakresie kontroli stanu ochrony przeciwpożarowej oraz nadzoru nad Ochotniczymi Strażami Pożarnymi,
o)  prowadzenie spraw związanych z działalnością Zarządu Gminnego OSP oraz poszczególnych jednostek Ochotniczych Straży Pożarnych,
p)  zapewnienie Ochotniczym Strażom Pożarnym środków alarmowania i łączności, sprzętu i urządzeń przeciwpożarowych, odzieży socjalnej i umundurowania,